Présentation de l'entreprise

Le poste

Cabinet familial de syndic de copropriété et de gestion locative en pleine évolution, situé au cœur de Paris, dans le quartier de la Madeleine, nous avons à cœur de rendre ses lettres de noblesses et revaloriser le métier de syndic immobilier.
Nous recherchons un(e) Assistant(e) Gestionnaire de Copropriété
En intégrant notre équipe, nous vous offrons :
la possibilité de rejoindre une équipe dynamique
d'obtenir une expérience riche et diversifiée dans le secteur de l'immobilier
d'être dans une entreprise avec un vrai esprit d'équipe
d'être au cœur de Paris
de pouvoir évoluer en même temps que l'évolution du cabinet
Vous possédez des qualités d'écoute, de patience et d'analyse rapide et vous êtes par ailleurs doté(e) d'un excellent sens relationnel. En lien direct avec des clients exigeants, vous saurez agir avec réactivité, humanité et bon sens.
Vous serez également en relation avec les fournisseurs avec lesquels vous saurez entretenir une communication professionnelle et efficace.
Vous travaillerez en lien avec la direction du Directeur du Cabinet
- en synergie avec le gestionnaire et le comptable
- qui attend de vous une certaine autonomie, une compréhension et une réelle implication dans l'esprit de son entreprise.
- Gestion des appels entrants
-Prise en charge demandes des clients
- Rédaction de courriers à partir de notes audio
- Assistance administrative divers auprès du chef d'entreprise (boîtes mail, agenda.)
- Récupération, numérisation et classement sur le serveur des documents
- Gestion administrative avec nos partenaires (agence, entrepreneur en bâtiment,.)
- Préparation / relecture / gestion / convocation et procès verbal d'Assemblée
- Saisie informatique de données alimentant la base de données immobilières et financières de l'entreprise
- Suivi/ relecture/ gestion des contrats
Vos tâches et missions :

- Suivi des interventions techniques sur les immeubles et des relations fournisseurs-clients
- Classement quotidien des factures, contrats, courriers dans la base de données des outils métier
Savoir-faire requis
- Aisance d'expression vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Facilités relationnelles et aptitude au travail en équipe,
- Autonomie dans la gestion et le suivi des dossiers
- Capacité d'organisation, sens des priorités
- Qualités rédactionnelles et de synthèse.
- Expérience et connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, Gercop et Gesteam).

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation : Employé / Employée de gestion de copropriété
• Type de contrat : CDI
• Nature du contrat : Contrat travail
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  Savoirs et savoir-faire : Droit immobilier
  - Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public
  - Gérer des réclamations et litiges
  - Analyser une demande de location
  - Organiser un conseil d'administration, une assemblée générale
  - Réaliser la tenue d'assemblées générales de copropriétaires
  - Réaliser le suivi des décisions prises en assemblées de copropriété
  - Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
  - Suivre et mettre à jour des systèmes d'information (équipements, compteurs, ...) liés aux interventions sur le site
• 
  Savoir-être professionnels : Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
  - Faire preuve de réactivité : (Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.)
  - Avoir le sens du service : (Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.)
• Secteur d'activité : Agences immobilières
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  Durée hebdomadaire de travail : 39H/semaine Travail en journée

Profil souhaité