Présentation de l'entreprise

Le poste

Gérer l'accueil téléphonique et physique des copropriétaires, prendre les messages, répondre aux mails et courriers.
Réceptionner, codifier et scanner les factures.
Valider les factures avant règlement.
Coordonner les interventions des différents intervenants en cas de sinistre, assurer le suivi et les relances.
Organiser et classer les documents administratifs avec scan dans le cloud.
Envoyer les appels de fonds, convocations, PV, devis et comptes-rendus de réunion.
Enregistrer les contrats de syndic, les immatriculations et les différents contrats obligatoires.
Visiter les copropriétés et gérer les archives annuelles.
Préparer les différents documents nécessaires à la convocation (devis).
Assister aux réunions de conseil syndical et d'AG.
S'occuper de la comptabilité de l'agence.

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation : Assistant / Assistante de gestion syndic immobilier
• Type de contrat : CDI
• Nature du contrat : Contrat travail
• 
  Savoirs et savoir-faire : Réglementation de la copropriété
  - Droit immobilier
  - Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public
  - Gérer des réclamations et litiges
  - Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
  - Organiser un conseil d'administration, une assemblée générale
  - Planifier des travaux de rénovation
  - Réaliser la tenue d'assemblées générales de copropriétaires
  - Réaliser le suivi des décisions prises en assemblées de copropriété
  - Suivre et mettre à jour des systèmes d'information (équipements, compteurs, ...) liés aux interventions sur le site
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  Savoir-être professionnels : Avoir l'esprit d'équipe : (Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.)
  - Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : (Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.)
  - Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
• Secteur d'activité : Agences immobilières
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  Durée hebdomadaire de travail : 37H/semaine Travail en journée

Profil souhaité