Le poste

MISSIONS GENERALES DU POSTE
Sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe des services à la population, en lien avec les élus, vous avez pour objectifs de :
1. Piloter l'activité du service citoyenneté (Accueil
- Etat-Civil
- passeports
- cartes d'identité
- Elections
- Cimetière) :
- Veiller au respect des procédures et du cadre réglementaire, à la qualité de service, et au suivi de l'activité.
- Garantir la bonne exécution des missions du service et son organisation (remplacement ponctuel ou renfort en cas de besoin et ou de congés).
- Assurer une veille juridique et mettre à jour ses connaissances.
- Garantir la réception, le traitement et la diffusion de l'information.
- Exécuter et suivre les procédure et décisions administratives.
- Piloter et coordonner des actions et projets nouveaux en lien avec les missions du service et les évolutions réglementaires.
- Accompagner la modernisation du service public et des process internes dans un but d'efficacité et de simplicité le tout en prenant en compte les obligations réglementaires,
- Conseiller et accompagner les élus dans la prise de décisions.
- Être force de proposition et participer à la mise en œuvre d'actions permettant de tisser un lien entre les usagers et la municipalité, au regard des orientations politiques et des obligations réglementaires.
- Piloter le budget du service.
- Être force de proposition au sein du CODIR et travailler en transversalité avec les autres directions.
- Remplacer si besoin les agents absents.
- Gérer les habilitations ANTS.
2. Assurer la fonction managériale des agents du service (4 agents) :
- Définir les missions et objectifs des agents, mener les entretiens annuels, gérer les formations, les conflits, les plannings et les congés.
- Organiser les moyens nécessaires (locaux, matériel ) pour garantir de bonnes conditions de travail et la sécurité.
-Veiller à la mise à jour des connaissances des agents.
-Animer les réunions d'équipe.
3. Assurer la gestion des cimetières de la commune en tant que conservateur :
- Veiller au respect des obligations réglementaires, évaluer la qualité du service et des outils de gestion.
-
Assurer la régie des recettes.
- Veiller à la mise en œuvre des projets d'extensions, de reprise de concessions.
- Travailler sur l'actualisation du logiciel.
4. Garantir un accueil de qualité pour l'ensemble des services communaux :
- Conduire la réflexion sur la mise en œuvre d'un guichet unique.
- Outiller les agents et mettre en place des procédures pour un accueil de qualité en lien avec l'ensemble des services sur site.
5. Assurer d'autres missions en lien avec la citoyenneté :
- Assurer le pilotage et la supervision des élections.
- Gérer l'organisation du tirage au sort des jurés d'assises en lien avec le tribunal.
- Gérer la préparation et l'organisation de la cérémonie des nouveaux arrivants.
- Assurer l'organisation du recensement de la population.
Travail en transversalité avec les différentes institutions (Préfecture, Trésor public, mairies, consulats, tribunaux, gendarmerie, police ) et les services de la commune.
Compétences nécessaires :
Savoir être :
- Motivation, autonomie, rigueur, sens du service public (disponibilité).
- Sens de l'organisation, sens du travail en équipe, prise d'initiative.
- Sens de la pédagogie.
- Savoir rendre compte à la hiérarchie.
- Capacité de travail en transversalité.
- Esprit d'analyse et de synthèse.
- Très bon relationnel, sens du contact humain
- Rigueur administrative
Savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de management, capacité à organiser et encadrer une équipe.
- Maîtriser le fonctionnement, l'organisation et l'environnement de la collectivité, notamment les processus décisionnels.
- Maîtriser les outils informatiques, dans l'idéal les logiciels métier spécifiques aux prestations délivrées au sein d'un service à la population

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation :

  Responsable des services généraux et administratifs

• Type de contrat :

  CDI

• Nature du contrat :

  Contrat travail

• 
  Savoir-être professionnels :

  Avoir le sens du service : (Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.)
• Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : (Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.)

• Secteur d'activité :

  Administration publique générale

• 
  Durée hebdomadaire de travail :

  35H Travail en journée

Profil souhaité