Présentation de l'entreprise

Le poste

Description de l'offre

Principales responsabilités:

• Aider dans tous les aspects du contrôle de documents de projets et de la gestion des dossiers, y compris la mise à jour des politiques et des procédures et l'assurance de leur bonne mise en œuvre.
• Maintenir un système de gestion électronique des documents efficace et systématique, y compris les flux de travail.
• Maintenir des procédures écrites de contrôle de documents pour assurer l'efficacité du système et mettre à jour les procédures au fur et à mesure de leur évolution.
• Contribuer à la livraison et au classement appropriés de tous les documents (électroniques et papier) destinés au projet et veiller à ce que toutes les pièces (manuels, CD, etc.) soient jointes.
• Préparer des rapports périodiques (rapports sur les utilisateurs, rapports sur les journaux, rapports sur l'état d'avancement, etc.) à l'intention du responsable du contrôle des projets pour évaluation.
   

Key Responsibilities:

• Assisting with all aspects of project document control and records management including updating policies and procedures and ensuring their proper implementation.
• Maintaining efficient & systematic electronic document management system including workflows.
• Maintaining written document control procedures to ensure system efficiency and updating the procedures as they evolve.
• Assisting with the proper delivery and filing of all documents (electronic and hardcopy) intended for the project and ensuring all enclosures (manuals, CDs, etc.) are attached.
• Preparing periodic reports (users reports, log reports, status reports, etc.) to the Project Controls Manager for review.

Le candidat idéal aura  l'expérience, les compétences et les attributs suivants:

• Plus de deux ans d'expérience dans le contrôle de documents pour des projets d'ingénierie.
• Expérience préalable avec Microsoft, Aconex, Share Point, ProjectWise ou  tout autre logiciel de contrôle de documents.
• Capacité à contribuer à la préparation du plan de contrôle des documents, des procédures et des lignes directrices.
• Expérience préalable dans l'organisation de systèmes de contrôle des documents.
• Capacité à récupérer, organiser et assembler des documents pour répondre aux besoins d'information des autres membres du personnel du projet.
• Excellentes compétences en matière de communication, de discipline et d'organisation, tant à l'oral qu'à l'écrit, y compris en ce qui concerne les rapports et les résumés écrits, ainsi que les présentations.
• Excellent sens du détail, compétences interpersonnelles, capacité à mener plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Capacité à interagir et à travailler en français et en anglais.
• Basé à Montréal, possibilité de travailler partiellement à distance.

The ideal candidate will have the following background, skills and attributes:

• More than 2 years of experience in providing document control for engineering projects.
• Prior experience with Microsoft, Aconex, Share Point, ProjectWise or other document control software.
• Able to assist in preparing the Document Control Plan, Procedure, Guidelines.
• Prior experience organizing document control systems.
• Ability to retrieve, organize and assemble documents to satisfy information needs of other project staff.
• Excellent communication, discipline and organizational skills, both orally and written, including written reports and summaries, and presentations.
• Excellent, attention to detail, interpersonal skills, ability to multitask and respect deadlines.
• Ability to interact and work in French and English.
• Montreal based, opportunity for partial remote work.

Diplôme(s) demandé(s) : BTS / Associate's Degree

Expérience demandée : Au moins 2 ans

Profil souhaité