Le poste

Finalité :
Assurer l'ensemble des opérations administratives sur le périmètre du DAVA et contribuer à la bonne exécution financière, par le contrôle des pièces comptables en assurant le lien entre les services opérationnels et les partenaires pout toutes questions financières
Catégorie statut : Contractuel B
Résidence administrative : Direction administrative et financière IFPRA Mont Saint Aignan
Missions principales :
- Assurer le suivi des bons de commande et des factures : vérification des crédits disponibles, saisie et engagement des bons de commande, suivi de la bonne exécution de la commande, réception, service fait et vérification de la facture, saisie de la facture, demande de paiement, scan des factures, report dans un tableau de bord
- Assurer, avec ses collègues, le suivi des conventions : suivi du circuit des signatures, suivi de la réalisation de la prestation, saisie des factures correspondantes et classement.
- Assurer le suivi de la rémunération des intervenants (vacations) : réception et vérification des états de services faits, saisie, report dans un tableau de bord
- Finalisation des documents présentés aux instantes dirigeantes
- Assurer la gestion du courrier et l'archivage des pièces comptables
- Travaille sur l'amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents (Chorus Pro).

Relations hiérarchiques :
Le/la chargé-e de gestion administrative est placé-e sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'IFPRA et est rattaché. e fonctionnellement au Directeur Administratif et Financier et au Directeur du DAVA
Connaissances :
- Connaître la formation continue et l'organisation rectorale
- Connaître la réglementation financière

Profil professionnel :
- Prise d'initiative
- Capacité d'adaptation
- Rigueur et méthode
- Discrétion professionnelle
- Aptitudes à travailler en équipe

Compétences opérationnelles :
- Savoir rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales
- Maîtriser les logiciels Excel, Word, logiciels comptables, et la messagerie électronique

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation :

  Responsable administratif(ve) et financier(ère)

• Type de contrat :

  CDD
• 12 Mois

• Nature du contrat :

  Contrat travail

• 
  Savoir-être professionnels :

  Travailler en équipe : (Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.)
• Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
• Prendre des initiatives et être force de proposition : (Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.)

• Secteur d'activité :

  Formation continue d'adultes

• 
  Durée hebdomadaire de travail :

  35H Travail en journée

Profil souhaité