Présentation de l'entreprise

Le poste

En collaboration avec une équipe Syndic de 4 autres personnes, les principales tâches à réaliser seront les suivantes
- Accueil physique et au standard téléphonique de la clientèle, renseignement des clients sur le maximum de demandes (y compris renseignement sur annonces de location) : Maitriser un standard, les connaissances de bases de l'ADB,.
- Mise en forme, élaboration mise sous plis, expédition des convocations des AG, des PV, des appels de fonds et des courriers (y compris en LRE) : maitriser les règles de majorités, les délais, le formalisme, .
- Ouverture ou mise sous plis et numérisation du courrier entrant et sortant.
- Traitement et dispatch des mails, courriers, notes aux occupants, communications diverses. : Maitriser, l'Orthographe, le traitement de texte, la suite Office
- Organisation des AG au bureau ou à l'extérieur, réservation des salles, préparation des déplacements, facturation des frais et des prestations.
- Exploitation des PV et application des décisions d'AG, Folioter les PV.
- Immatriculations et mise à jour des données du registre d'immatriculations des copropriétés.
- Gestion de la maintenance des immeubles sous les directives du gestionnaire : gestion des ordres de service, des contrats, analyse des devis et consultations, des commandes, des factures,..
- Gestion de l'espace clients extranet et de la GED
- Gestion des clés et des contrôles d'accès et imputation des frais aux destinataires ainsi que des commandes de plaques et modifications interphones.
- Constitution, tenue à jour, classement et archivages des dossiers.
- Participation aux Assemblées Générales et réunions importantes
- Assistanat de direction
Taches supplémentaires ultérieures pour monter en compétences :
- Prospection commerciale téléphonique (pige) rémunérée en sus
- Gestion des sinistres,
- Etats datés et pré états daté (ou QPV) et saisie des mutations
- Imprimer les journaux pour les rapprochements bancaires
- Saisie des index de compteurs d'eau et de chaleur
Profil débutant ou junior si formation immobilier accepté
ou un profil sans formation immobilier si vous avez de l'expérience accepté.
Poste sédentaire dans une régie familiale depuis 1979
Equipe de 8 personnes
Recherche dès maintenant une personne impliquée, responsable et polyvalente pour portefeuille de 80 cop (2250 lots) sur Aramis
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Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation : Assistant / Assistante de gestion syndic immobilier
• Type de contrat : CDI
• Nature du contrat : Contrat travail
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  Savoirs et savoir-faire : Réglementation de la copropriété
  - Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
  - Gérer des réclamations et litiges
  - Evaluer et chiffrer des réparations
  - Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public
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  Savoir-être professionnels : Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : (Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.)
  - Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
  - Avoir le sens du service : (Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.)
• Secteur d'activité : Administration d'immeubles et autres biens immobiliers
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  Durée hebdomadaire de travail : 39H/semaine Travail en journée

Profil souhaité