Présentation de l'entreprise

Le poste

Régie indépendante et familiale à Gare de Vaise recherche au plus vite en CDD ou en CDI (temps plein) 1 à 2 postes d'assistant(e) administratif en Syndic pour collaborer avec l'équipe de gestionnaires et assistantes de 5 personnes afin de participer au traitement des demandes évènementielles relatives aux copropriétés (téléphone, mail, logiciel Néoteem).
Les missions seront :
- Accueil physique et téléphonique de la clientèle, renseignement des clients sur le maximum de demandes (y compris renseignement sur annonces de location) : Maitriser un standard, les connaissances de bases de l'ADB,.
- Mise en forme, élaboration mise sous plis, expédition des convocations des AG, des PV, des appels de fonds et des courriers (y compris en LRE) : maitriser les règles de majorités, les délais, le formalisme, .
- Ouverture ou mise sous plis et numérisation du courrier entrant et sortant.
- Traitement et dispatch des mails, courriers, notes aux occupants, communications diverses. : Maitriser, l'Orthographe, le traitement de texte, la suite Office
- Organisation des AG au bureau ou à l'extérieur, réservation des salles, préparation des déplacements, facturation des frais et des prestations.
- Exploitation des PV et application des décisions d'AG, Folioter les PV.
- Immatriculations et mise à jour des données du registre d'immatriculations des copropriétés.
- Gestion de la maintenance des immeubles sous les directives du gestionnaire : gestion des ordres de service, des contrats, analyse des devis et consultations, des commandes, des factures,..
- Gestion de l'espace clients extranet et de la GED
- Gestion des clés et des contrôles d'accès et imputation des frais aux destinataires ainsi que des commandes de plaques et modifications interphones.
- Constitution, tenue à jour, classement et archivages des dossiers.
- Participation aux Assemblées Générales et réunions importantes
- Assistanat de direction
- Gestion des sinistres,
- Etats datés et pré états daté (ou QPV) et saisie des mutations

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation : Assistant / Assistante de gestion syndic immobilier
• Type de contrat : CDI
• Nature du contrat : Contrat travail
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  Savoirs et savoir-faire : Réglementation de la copropriété
  - BTS professions immobilières
  - Ethique professionnelle
  - Licence pro mention métiers de l'immobilier : gestion et administration de biens
  - Logiciels immobiliers
  - Gérer des réclamations et litiges
  - Assurer le suivi des dossiers clients
  - Créer, organiser ou coordonner un évènement
  - Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
  - Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
  - Réaliser le suivi des décisions prises en assemblées de copropriété
  - Relayer de l'information
  - Utiliser les outils numériques
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  Savoir-être professionnels : Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
  - Faire preuve de sens des responsabilités : (Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.)
  - Avoir le sens du service : (Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.)
• Secteur d'activité : Administration d'immeubles et autres biens immobiliers
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  Durée hebdomadaire de travail : 39H/semaine Travail en journée...

Profil souhaité