Responsable administratif(ve) et financier(ère)
- Services généraux
- Saint-Maurice, Val-de-Marne
- il y a 1 semaine
- Annuel de 28591.53 Euros à 53343.28 Euros sur 12.0 mois
- CDD
Le Référent administratif et financier assure, en collaboration d'une part avec la direction des achats et des finances (DAF) et d'autre part les directions impliquées dans l'enquête Albane, le suivi administratif et financier de l'enquête Albane. Il a notamment pour mission de :
- Elaborer et suivre l'exécution des contrats et conventions de subvention et de prestation en relation avec la DAF
- Suivre, pour les aspects administratifs et financiers, l'état d'avancement de la mise en œuvre de l'enquête, notamment en veillant au respect des délais et à la maitrise des coûts au moyen de la mise en place d'outils de suivi adéquats
- Suivre le budget de l'enquête en lien avec la DAF : aider à la préparation des décisions modificatives, suivre les affectations des codes de comptabilité analytique, suivre les dépenses
- Elaborer les rapports financiers intermédiaires et finaux
- Assurer l'interface, pour ce qui concerne les aspects administratifs et financiers entre les scientifiques de l'équipe projet inter-directions chargée de l'enquête et d'une part la direction de la DSET, et d'autre part les directions supports de Santé publique France
Sous la responsabilité du directeur de la DSET et en collaboration avec le chef de projet Albane et les autres membres de l'équipe projet impliquée dans le projet Albane, il participe à la mise en œuvre de l'enquête :
Ses activités sont notamment :
I. Participer à la rédaction et au suivi des conventions de subventions et de recettes, des contrats de prestations et marchés publics en lien avec l'équipe projet et la DAF :
1. Identifier les modalités administratives de la mise en œuvre de l'enquête (en fonction des objectifs, étapes et durée, nature des partenariats souhaités, évaluation des coûts et modalités de financement, .)
2. Vérifier, en lien avec les directions impliquées dans l'enquête, la faisabilité du projet au plan budgétaire, juridique et administratif (convention, prestations, marchés existants.) ;
3. Suivre la réalisation de l'enquête au plan administratif et financier : état d'avancement, modifications de calendrier, reports, rendu des livrables ;
4. Accompagner l'équipe projet dans la définition des besoins, participer à la rédaction des cahiers des charges, des rapports d'analyse des marchés publics, en lien avec la DAF ;
5. Assurer le suivi des marchés publics et à l'engagement des commandes conformément aux modalités administratives fixées par les marchés (CCAP)
6. Accompagner l'équipe projet dans la mise en œuvre des aspects réglementaires (autorisation CNIL, CPP, RGPD, assurances, .)
II. Gestion de la relation administrative et financière avec les prestataires d'Albane :
1. Passation des commandes :
1) Demande de devis et gestion du circuit interne de validation
2) Enregistrement dans le SI comptable et financier de la commande
2. Gestion de l'exécution financière et du suivi de la facturation :
1) Participation au processus de validation des livrables en lien avec l'équipe projet
2) Elaboration des services faits dans le SI comptable : saisie et récupération des pièces
3) Suivi/contrôle de la facturation en lien avec l'exécution des prestations demandées
4) Interaction avec la DAF et l'agence comptable pour la mise en paiement des factures le cas échéant
5) Elaboration de tableau de bord de suivi et de reporting
III. Suivi et actualisation budgétaire de l'enquête
1. A partir d'un outil de suivi budgétaire disponible pour l'enquête, mise à jour régulière de la programmation budgétaire de l'enquête et des budgets dédiés portés par les directions métiers parties prenantes au regard :
1) Des décalages dans le temps
2) De l'évolution des postes de dépenses
2. Réalisation de reporting et ajustement des documents budgétaires sur l'enquête :
1) Dans le cadre des dialogues de gestion budgétaire de l'agence,
2) Dans l'élaboration des comptes rendus financiers
