Responsable administratif / administrative
- Services généraux
- Paris
- il y a 2 semaines
- CDD
Au sein du Centre de Formation Pratique en Biologie (CFPB) de l'UFR Sciences de la Vie, composante de la faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université.
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
A pourvoir dès que possible.
Mission :
Placé-e sous la responsabilité hiérarchique du directeur du CFPB, la-le responsable administratif-ve l'assiste et le conseille dans l'étude et la mise en œuvre de l'ensemble des dossiers du CFPB : organisation, développement, RH, aspects financiers, locaux, hygiène & sécurité.
Activités principales :
- Management :
La-Le responsable administratif-ve du CFPB encadre et anime l'équipe des 6 chefs de plateaux. En cas de situations complexes, elle-il peut être amené-e à épauler les chefs de plateaux dans leurs fonctions managériales (trentaine d'agents). Elle-il assure également le management de la Cellule Appui.
Pour ce faire, il-elle :
o Planifie et coordonne l'activité pour atteindre les objectifs de la structure et assurer la continuité du service. A cet effet, elle-il accompagne à la mise en place et à l'utilisation de chaque membre de l'équipe aux outils de travail partagé (en particulier Intranet SharePoint).
o Encadre les chefs de plateaux et les agents de la Cellule Appui (entretiens professionnels, rédige rapport d'aptitude, gère les absences sur GABS.).
o Assure la formation des personnels nouvellement recrutés placés sous sa hiérarchie.
o Informe et accompagne les personnels dans leurs démarches d'évolution professionnelle.
o Gère les éventuels conflits au sein du service.
- Gestion administrative et aide au pilotage :
o Assure le fonctionnement et la coordination des 6 plateaux techniques en collaboration avec les chefs de plateaux placés sous sa hiérarchie.
o Instruit les dossiers complexes en collaboration avec sa direction, en conformité avec la réglementation.
o Met en œuvre et centralise le suivi des campagnes relatives aux personnels de la structure en relation avec la Direction de l'UFR Sciences de la vie (révision des effectifs, mobilité interne, campagne de promotions et entretiens professionnels.).
o Met en place et assure le suivi des indicateurs permettant d'évaluer l'activité du CFPB et d'aider à la décision.
o Pilote la mise en place d'une démarche qualité du CFPB : formalisation des processus et capitalisation des bonnes pratiques de gestion.
o Pilote les projets transversaux du CFPB.
o Assure une veille sur la réglementation et les procédures et s'assure de leur bonne application et mise à jour.
o Organise les réunions de direction ainsi que les réunions avec les chefs de plateaux, et assure un reporting auprès de la direction du CFPB sur les problématiques abordées.
o Coordonne le processus de commandes et veille au respect du budget et de la réglementation budgétaire au sein du CFPB en collaboration avec le service de gestion financière de la Direction de l'UFR
Conduite de projets : Oui
Encadrement : Oui
6 A ; 2 B ; 1 C
Conditions particulières d'exercice : Horaires de travail habituels du lundi au vendredi avec présence exceptionnelle le samedi pour les besoins du service.
