Le poste

Nous recherchons un Responsable Administratif H/F pour un groupe d'Asset Management spécialisé en immobilier tertiaire et résidentiel.
MISSIONS :
Sur la partie administrative :
Trier et distribuer le courrier
Rédiger, imprimer et mettre signature les courriers officiels
Gérer les envois postaux et les recommandés
Imprimer et mettre signature dans le parapheur les documents nécessitant la signature de la direction
Assurer le suivi du courrier en cas de déménagement de sièges sociaux ou d'établissements secondaires
Souscrire et résilier les abonnements divers (médias, outils, transports, etc.)
Assurer la veille et réserver les formations professionnelles pour l'ensemble des collaborateurs du groupe
Commander et suivre les tickets restaurants
Commander les équipements informatiques et superviser leur installation et la maintenance par la DSI
Mettre en place et suivre les contrats de leasing (reprographie, voiture, etc.)
Réserver les transports et hébergements dans le cadre des déplacements professionnels de la direction

Sur la partie bancaire :
Ouvrir et fermer les comptes bancaires puis mettre à jour régulièrement le tableau d'inventaire
Archiver documents bancaires (contrats, extraits de comptes, RIB etc.)
Suivre les mandats EBICS
Préparer et transmettre les documents KYC
Commander et suivre les LEI
Commander et suivre les CB et moyens de paiement
Envoyer les bilans annuels de la holding et des filiales
Envoyer les expertises annuelles des immeubles
Classer et archiver les contrats de prêt

Sur la partie juridique :
Relire, mettre en signature via Docusign et classer les PV
Tenir les registres d'assemblées et envoyer au greffe
Relire, mettre en signature et classer les conventions de prestations internes et de leurs avenants (conventions de management fees entre la holding et ses filiales, conventions de trésorerie, conventions de pilotage d'opérations, contrats de management, convention de homes staging, contrats de location de mobilier)
Tenir et mettre à jour les tableaux de suivi des PV
Mettre à jour l'organigramme groupe et le schéma directionnel tous les trimestres

Sur la partie COMEX et réunion du conseil d'administration :
Planifier les COMEX
Transmettre l'ordre du jour aux associés
Rédiger et classer les comptes-rendus de réunion sous format Excel (modèle existant) et diffuser aux associés

Sur la partie communication externe :
Relire les documents de présentation
Créer et mettre à jour les listes de diffusion
Envoyer les présentations à destination des banques, investisseurs, brokers, etc.
Envoyer les mails officiels à l'attention d'actionnaires des fonds d'investissement ou d'opérations

PROFIL :

De formation Administrative et/ou Juridique
Minimum 5 ans d'expérience à un poste similaire, idéalement dans le domaine de l'immobilier
Qualités relationnelles avec les différents interlocuteurs internes ou externes
Capacité d'adaptation, agilité et réactivité
Organisation, rigueur et autonomie
Volonté de s'investir dans le développement d'un groupe à forte culture familiale et entrepreneuriale
Très bonne maîtrise des outils informatiques et du pack Office
Respect de la confidentialité et intégrité
RÉMUNÉRATION : 45-55 k€ annuel brut + primes sur objectifs
(jusqu'à 2 mois de salaire en fonction des résultats perso et de l'entreprise)
Avantages :
Mutuelle Entreprise
Tickets Restaurant
Participation aux transports
Abonnement salle de sport

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation :

  Responsable administratif / administrative

• Type de contrat :

  CDI

• Nature du contrat :

  Contrat travail

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  Savoir-être professionnels :

  Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : (Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.)
• Avoir le sens du service : (Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.)

• Secteur d'activité :

  Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

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  Durée hebdomadaire de travail :

  39H Travail en journée

Profil souhaité