Le poste

Présentation de la structure :
La direction des services mutualisés du campus UGA Valence Drôme Ardèche (DVDA) de l'université Grenoble Alpes anime et coordonne, au service des étudiants et de la communauté de l'enseignement supérieur et de la recherche en Drôme Ardèche, les différentes missions transversales relevant de la vie de campus et de son développement.
La direction comprend une vingtaine de personnels répartis en 3 pôles :
- Le pôle projets transversaux & communication,
- Le pôle missions qui regroupe les services d'insertion et d'orientation, de vie étudiante, de culture, d'accueil des étudiants étrangers, de relations aux entreprises ou encore le portage de dossiers en lien avec le centre santé jeunes,
- Le pôle ressources & supports qui est en charge de la gestion financière et budgétaire, RH, de la gestion des bâtiments et de l'accueil général, mais aussi de la gestion de la scolarité des formations déployées par les UFR Sociétés, Cultures et Langues Etrangères (SoCLE) et UFR Langage, lettres, arts du spectacle, information et communication, journalisme (LLASIC) sur Valence.
La double spécificité de cette direction centrale de l'UGA est d'être localisée sur le campus valentinois et d'être adossée à un groupement d'intérêt public (GIP) pour son fonctionnement administratif, juridique et financier.
Missions principales :
Sous la responsabilité du responsable administratif et technique, vous aurez pour mission la gestion de la scolarité de l'UFR SoCLE et la coordination des activités du Centre Arts Lettres et Langues (ALL) de Valence.
Vous aurez également en charge l'encadrement et l'accompagnement d'une gestionnaire de scolarité en charge des filières Langage, Lettres, Arts du spectacle, Information et Communication, journalisme (LLASIC).



Activités principales :
Coordonner les activités de scolarité ALL et assurer la gestion des filières SoCLE :
- Accueillir, informer et accompagner les divers publics dans le respect de la charte accueil
- Cadrer l'ensemble des étapes de gestion administrative des scolarités
- Gérer les campagnes d'inscriptions administratives et pédagogiques et garantir la bonne organisation des sessions d'examens et des jurys
- Conseiller et accompagner les responsables pédagogiques dans la préparation de la rentrée, l'élaboration des services et des emplois du temps en apportant un cadre
- Modéliser les formations sur le logiciel spécifique APOGEE
- Traiter les dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Anticiper et gérer les besoins en recrutement des vacataires, en appui au responsable du budget
Garantir une communication fluide et efficace entre les différents interlocuteurs et parties prenantes :
- Assurer les interfaces avec les responsables de scolarité des composantes grenobloises (SoCLE, LLASIC), des antennes valentinoises et le service formation continue
- Contribuer à fluidifier l'utilisation des locaux de Marguerite Soubeyran, en assurant l'interface avec les responsables d'antennes des facultés de droit et d'économie, des UFR SoCLE et LLASIC
- Élaborer, mettre à jour et diffuser des documents d'information et / ou des procédures
- Assurer le lien et le partage d'informations avec le réseau accueil valentinois
- Assurer une veille réglementaire et technique, la partager et garantir le respect des règles et procédures
Management d'équipe :
- Organiser le temps de travail et prioriser l'activité selon les pics d'activité
- Suivre et valider les congés, réaliser les entretiens professionnels
- Assurer une mission d'expert(e) métier, être en appui de l'équipe, notamment sur les outils

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation : Responsable administratif / administrative
• Type de contrat : CDD
  - 12 Mois
• Nature du contrat : Contrat travail
• 
  Savoirs et savoir-faire : Sens des priorités et de l'organisation
  - Faire appliquer des procédures et règles
  - Alerter et rendre compte
  - Anticiper et respecter un calendrier
  - Compétences managériales
  - Maîtriser les outils informatiques
  - Capacité d'écoute et bon relationnel
• 
  Savoir-être professionnels : Avoir le sens du service : (Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.)
  - Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
  - S'adapter aux changements : (Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.)
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur
• 
  Durée hebdomadaire de travail : 35H Travail en journée

Profil souhaité