Le poste

L'UFR LLCE met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans le champ « sciences humaines et sociales (LLCER, LEA et
LANSAD) » en assurant une
mission générale de coordination de la politique pédagogique et scientifique et de la vie universitaire avec les 7 départements qui la composent.
Le département LEA met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans son champ disciplinaire en élaborant les demandes d'accréditation des diplômes, en assurant la mise en œuvre de l'offre de formation, des contrôles et des examens, des dispositifs d'orientation, de soutien et d'innovation pédagogique. Il participe également
à la mise en œuvre de la politique scientifique de l'Université, en liaison avec les unités de recherche et l'UFR de rattachement.
Vous intégrerez une équipe de 5 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Responsable administrative et financière et vous encadrerez 4 personnes.
Vos principales activités consisteront à :
1/ Coordonner l'ensemble des activités de scolarité qui permettent de mettre en œuvre l'offre de formation proposée par le département :
Coordonner la gestion administrative de la scolarité du département
Mobiliser, manager les 4 agents et coordonner leur activité
2/ Assurer la gestion administrative du département, en lien avec la direction du département et la Responsable Administrative et Financière de l'UFR :
Collaborer aux réunions Vice-présidence aux moyens / direction du département pour l'évaluation annuelle du volume de la Dotation Globale Horaire du département.
Assurer la gestion de la DGH du département : saisie de la répartition prévisionnelle, saisie du réalisé, suivi du recrutement dématérialisé des Chargés d'Enseignement Vacataires.
Collaborer avec la Commission pédagogique lors de l'élaboration des nouvelles offres de formation pour porter les données de faisabilité administrative.
Préparer les conseils du département, y participer (convocations, préparation et communication des dossiers en examen) et rédiger le compte-rendu.
Assurer la diffusion de l'information administrative et pédagogique aux personnels enseignants et administratifs
3/ Suivre la gestion financière du département, en lien avec la direction du département et la Responsable Administrative et Financière de l'UFR :
Calculer la répartition de l'enveloppe budgétaire annuelle (54 251 € en 2021) du département sur 1 Service Opérationnel
Suivre l'enveloppe budgétaire allouée au département sur les centres de coûts
Suivre la taxe d'apprentissage reçue par le département
Superviser ou établir des demandes d'achat à l'attention de la gestionnaire financière de l'UFR
4/ Communiquer auprès des étudiants :
Veiller à mobiliser les outils de communication les plus pertinents pour la diffusion des informations devant être obligatoirement connues par les étudiants.
Rationaliser et systématiser un mode de communication et d'information vis-à-vis du public étudiant : mise en ligne sur l'ENT, sur IRIS, sur site web du département.
Assurer un accueil physique, téléphonique et numérique

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation : Responsable administratif / administrative
• Type de contrat : CDD
  - 6 Mois
• Nature du contrat : Contrat travail
• 
  Savoirs et savoir-faire : Superviser les procédures de gestion financière
  - Gérer les ressources humaines
  - Manager, mobiliser et coordonner une équipe
• 
  Savoir-être professionnels : Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
  - Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : (Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.)
  - Travailler en équipe : (Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.)
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur
• 
  Durée hebdomadaire de travail : 37H55 Travail en journée

Profil souhaité