Le poste

Placé-e sous l'autorité du Directeur et du Responsable du Service Administratif Funéraire, vous encadrez une équipe de 8 agents d'accueil et de gestion administrative.
Votre pole est organisé autour de 2 grandes missions : la gestion administrative des concessions funéraires et la délivrance des autorisations liées à l'activité funéraire dans les cimetières lyonnais, notamment les autorisations d'inhumation.
Vous intervenez également sur le suivi de votre budget, en lien avec le-la responsable du service administratif funéraire.
Référent-e en matière de règlementation funéraire (délivrance, renouvellement et contrôle des titres de concession, droit à l'inhumation / exhumation, autorisation de travaux, police des funérailles et des cimetières conjointement avec le-la responsable du Pôle Décès), vous assurez l'expertise en ce domaine, coordonnez les dossiers transversaux et assurez la sécurité juridique de tous les actes produits.
Vous êtes l'interlocuteur principal des familles, ainsi que des opérateurs funéraires et marbriers.
A ce titre, vous êtes membres de l'équipe de la direction des Cimetières et du Funéraire, supervisez les activités des agents administratifs placés sous votre responsabilité.
Le poste est opérationnel, varié et nécessite une réelle capacité à s'organiser et à s'adapter rapidement à différentes situations.
SAVOIR-FAIRE :
Management opérationnel du pôle :
- Superviser l'activité du Pôle permettant une garantie de conformité des autorisations délivrées
- veiller à la répartition du travail en fonction des contraintes et prioriser les interventions,
- Animer et coordonner l'activité de l'équipe en établissant des plannings de travail et d'astreinte, qui le cas échéant intègrent les urgences
- Mettre en place des tableaux de bords pour assurer le suivi de l'activité ;
- Accompagner les nouveaux agents en matière de législation et établir les parcours de formation des agents du pôle ;
- Conforter et développer les pratiques professionnelles des collaborateurs et soutenir l'équipe en cas de forte activité ;
- Travailler en collaboration avec les responsables de la Direction pour coordonner les inhumations et développer la transversalité et la communication entre les pôles ;
- Gérer les ressources humaines en lien avec le pole RH de la direction et le service RH de la DGSPS : recrutement, compétences, évaluations .
- Veiller au bon accueil du public et concevoir le cas échéant des dispositifs de régulation et de médiation
Elaboration et contrôle des procédures dans le respect de la législation funéraire :
- Assurer la veille juridique du service en lien avec les agents du pôle;
- Veiller à l'application du tarif des cimetières
- Veiller à l'application de la réglementation funéraire et du règlement du cimetière
- Mettre en place et faire évoluer les procédures de travail en collaboration avec les responsables de la Direction ;
- Assurer le contrôle et la conformité des autorisations et actes délivrés ;
- Etablir des statistiques mensuelles de l'activité pôle;
- Veiller au suivi des dossiers transverses (PI-PDRS, opérations funéraires, demande de travaux travaux..)
CONNAISSANCES :
- Environnement des collectivités territoriales ;
- Connaissances juridiques et réglementaires du droit funéraire
- Management d'équipe et de projet ;
- Connaissances méthodologiques : technique d'analyse, de diagnostic. ;
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook. ;
- Progiciels spécialisés Requiem, Cityweb, ..
Qualités :
- Goût pour le contact avec le public ;
- Gestion de conflits ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Capacité à rendre compte et gestion des priorités ;
- Dynamisme et force de proposition ;
- Autonomie, sens des responsabilités et esprit d'initiative;
-NIVEAU DE DIPLÔME OU EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE REQUIS / SOUHAITES :
Diplôme de Niveau 4 ou expérience professionnelle de 2 à 5 ans

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation :

  Responsable administratif / administrative

• Type de contrat :

  CDD
• 36 Mois

• Nature du contrat :

  Contrat travail

• 
  Savoir-être professionnels :

  Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
• Prendre des initiatives et être force de proposition : (Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.)
• Travailler en équipe : (Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.)

• Secteur d'activité :

  Administration publique générale

• 
  Durée hebdomadaire de travail :

  38H45 Travail en journée

Profil souhaité