Le poste
Sous l'autorité hiérarchique du directeur funéraire et dans le cadre d'une relation fonctionnelle avec les services du syndicat, l'office manager apporte son soutien administratif, logistique et comptable aux services du SIFUREP.
Véritable « couteau suisse », il devra être capable de gérer un plan de charge à entrées multiples avec des périodes de pics d'activité à travers les missions suivantes:
Assurer des missions finances et comptabilité, sous l'autorité fonctionnelle du Responsable Finances:
Assister le responsable Finances sur des missions comptables ou financières : aide à l'élaboration du budget, suivi des gestionnaires, organisation de points de suivi, mandatement de factures, émission de titres de recettes, préparation et suivi des audits...
Assurer la gestion des devis, bons de commande et suivi facture
Assurer une aide ponctuelle aux gestionnaires pour leurs devis, bons de commandes et factures
Participer à la vie et au développement du Syndicat sous l'autorité fonctionnelle des responsables de services
Assurer la relation adhérents/ élus/ partenaires : accueil physique, numérique et téléphonique du syndicat, qualification des demandes et prise en charge des sollicitations, saisie dans le CRM (ou autre), transfert aux responsables de traitement et suivi du traitement des demandes
Apporter les réponses aux saisines de niveau 1 (sans besoin d'expertise juridique, financière ou funéraire)
Réaliser des requêtes GRAPP pour les services
Organiser, mener et assurer le suivi des campagnes téléphoniques et courriels
Créer et assurer le suivi des centres d'intérêt et des évènements dans le CRM GRAPP/ EXTRANET
Assurer la publication de contenus sur l EXTRANET, l'INTRANET et le site INTERNET
Contribuer à la mise en place et à l'animation de la veille du syndicat
Accompagner l'équipe, si besoin, en rdv extérieurs
Être responsable de l'organisation administrative et logistique du syndicat
Organiser les évènements et les instances : réservation de salle, commande de repas, présence de la DSI, mise sous pli, goodies...
Assurer la rédaction / la mise en forme : d'invitations, convocations, notes, présentations, procédures, compte-rendus, études, courriers/ courriels, délibérations..
Gérer le recueil de besoins, la commande et le stockage du matériel
Gérer le/ les véhicules en pool du syndicat (assurance, entretien, réservations..)
Référent pour les OUTILS BUREAUTIQUE, MAILEVA, OODRIVE, CISCO, TEAMS (ou équivalents)
Référent CRM GRAPP (garant(e) de la qualité des données)
Créer, actualiser et assurer le suivi des outils collaboratifs (plannings, procédures, plans de charge, matrice fonctionnelle..)
Piloter les démarches Qualité et Qualiopi en collaboration avec le directeur funéraire
Excellente expression orale et écrite
Maîtrise des outils bureautiques
Esprit de synthèse et d'analyse
Capacité d'apprentissage forte et curiosité
Rigueur, autonomie, sens de l'organisation +++
Excellente adaptabilité organisationnelle et relationnelle
Connaissances de l'environnement territorial
Connaissances funéraires
Connaissances comptables et financières
Connaissances des marchés publics et des DSP
Connaissances Qualité (label Marianne, certification ISO) / certification QUALIOPI
Accompagnement interne ++ et formations garantis avec une montée à bord soignée
Poste ouvert aux agents de la fonction publique de catégorie B et aux contractuelsDétails de l'offre
Libellé de l'appellation :
Responsable administratif(ve) et financier(ère)Type de contrat :
CDD- 36 Mois
Nature du contrat :
Contrat travailSecteur d'activité :
Administration publique générale
Durée hebdomadaire de travail :
35H Travail en journée
Profil souhaité
Employé qualifié
